IMPLEMENTASI VECTOR SPACE MODEL (VSM) UNTUK PENGELOLAAN ARSIP SURAT (STUDI KASUS : KANTOR DESA LEBAKSARI)

Kantor Desa Lebaksari merupakan kantor pemerintahan yang berada di kecamatan
parakansalak kabupaten sukabumi. Sebagai salah satu kantor pemerintahan yang
mengelola surat masuk dan surat keluar, tentunya tidak terlepas dari proses
pencatatan surat masuk, surat keluar hingga pengarsipan surat. Terdapat beberapa
permasalahan yang terjadi dalam proses pendataan surat masuk, surat keluar dan
arsip surat. Misalnya proses pencarian surat masuk membutuhkan waktu yang
lama untuk mencari pada berkas arsip, proses pendisposisian yang belum berjalan
dengan baik, sehingga petugas kesulitan untuk mengetahui surat yang telah selesai
diproses dan surat yang belum selesai diproses. Hal ini dikarenakan belum ada
system informasi yang memadai tentang penanganan surat, maka dari itu dibuatlah
suatu system informasi yang dapat memberikan rekomendasi disposisi secara
otomotis pada surat kepada masing-masing bagian dengan menerapkan text
mining menggunakan metode Vector space model. Algoritma Vector space model
digunakan untuk mengukur tingkat kemiripan suatu dokumen dengan query
sehingga memunculkan rank tertinggi dari suatu dokumen dengan proses text
processing, TF-IDF, Cosine Samilarity dan Vector Space Model. Penelitian ini
menghasilkan nilai precision sebanyak 86 %, recall 81 %, Accuracy 75% dan
error rate nya sebanyak 20 % yang terdiri dari 20 data uji yang diambil dari data
surat masuk.

Kata Kunci: Vector space model, TF-IDF, Klasifikasi Surat, Text mining, Arsip
Surat.